STANDAR KOMPETENSI Memilih Peralatan Kantor Mengoperasikan Peralatan Kantor Memelihara Peralatan Kantor INDIKATOR 1. Memilih peralatan kantor Pemilihan peralatan atau sumber daya untuk melaksanakan tugas diidentifikasikan dengan benar Jumlah yang diperlukan dipertimbangkan secara menyeluruh Peralatan dipergunakan sesuai dengan prosedur pemakaian dan instruksi penggunaan 2. Mengoperasikan peralatan kantor Peralatan dipergunakan sesuai dengan prosedur pemakaian dan instruksi penggunaan Kerusakan diidentifikasi secara benar dan mengambil tindakan perbaikan sesuai dengan instruksi penggunaan 3. Memellihara peralatan kantor Peralatan atau sumber daya dipelihara sesuai dengan instruksi penggunaan Pemeliharaan dilakukan agar peralatan memenuhi persyaratan dari publik Pencatatan pemeliharaan dilakukan sesuai instruksi penggunaan Peralatan dan sumber daya disimpan sesuai instuksi penggunaan MATERI 1 MEMILIH PERALATAN KANTOR A. PERBEKALAN TATA USAHA 1. Pengertian Tata Usaha Tata usaha kantor adalah tempat/gedung atau ruangan yang digunakan untuk melakukan pekerjaan tulis menulis dan dilengkapi dengan fasilitas penunjang. Menurut The Liang Gie dalam Buku Administrtasi Perkantoran Modern tugas tata usaha adalah sebagai berikut Menghimpun Mencatat Mengolah Menggandakan Mengirim Menyimpan 2. Perbekalan Tata Usahaa. Pengertian perbekalan Perbekalan mencakup semua barang yang diperlukan baik barang bergerak maupun barang tidak bergerak sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas. b. Macam-macam Perbekalan 1 Perbekalan gedung, seperti ruang pimpinan, ruang guru, kamar kecil 2 Perbekalan kantor, seperti mebelair pimpinan atau mebelair karyawan 3 Perbekalan ruang kelas, seperti meja dan kursi guru, meja dan kursi murid, penggaris, papan tulis, kapur tulis, dan sebagainya c. Fungsi-fungsi Perbekalan Fungsi Pengadaan Fungsi Inventarisasi Fungsi Penggunaan dan Pemeliharaan Fungsi Pengiriman/pemindahan Fungsi Penyimpanan Fungsi Penyingkiran dan Penghapusan barang Fungsi Pengendalian B. PERALATAN KANTOR YANG DIGUNAKAN DALAM BEKERJA 1. MEJA KANTOR Menurut The Liang Gie, pada buku Administrasi Perkantoran Modern cetakan ketiga halaman 267, meja kantor yang baik hendaknya memenuhi syarat – syarat sebagai berikut Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup Permukaan meja tidak berkilat – kilat sehingga tidak menyilaukan mata pegawai yang memakainya Luas meja tidak perlu terlampau berlebihan 2. KURSI KANTOR Meja kantor yang telah diuraikan di atas tidak mungkin digunakan tanpa adanya kursi kantor. Kedua peralatan tersebut merupakan perabot kantor yang tak dapat dipisahkan antara satu dengan lainnya. Kursi peralatan harus memperhatikan kesehatan dan kenyamanan bagi pegawai kantor yang menggunakannya sehingga pekerjaan yang dihadapinya dapat berjalan efektif dan efisien. 3. RAK KANTOR Untuk kemudahan menemukan kembali banyaknya surat masuk dan serat keluar dengan cepat, perlu adanya kegiatan pengarsipan. Alat yang dipergunakan untuk mengarsip surat tersebut adalah rak surat, tempatn penyimpanan surat berbentuk kotak box file dan lemari arsip filing cabinet . 4. MESIN PENGHANCUR KERTAS Dewasa ini mesin pemotong kertas menjadi standar perkantoran modern sebagai cara yang paling aman, cepat, bersih dan sangat efisien untuk pemusnahan dokumen–dokumen yang tidak terpakai. Pemusnahan dokumen dalam jumlah masal dengan cara dibakar atau dihancurkan masih beresiko, seperti dokumen masih bisa dibaca. C. TATA RUANG YANG IDEAL Tara ruang kantor yang ideal merupakan faktor penting yang menentukan kelancaran kegiatan tata usaha. Tata ruang kantor adalah penyusunan alat-alat kantor pada letak yang teapt serta pengaturan tempat kerja yang dapat menimbulkan kepuasan kerja para pegawai. Tata ruang yang baik akan menimbulkan keuntungan sebagai berikut Menjamin kelancaran proses pekerjaan Mencegah penghamburan tenaga/karyawan Memungkinkan pemakaian runag kerja yang efisien Mencegah pekerja lain agar tidak terganggu MATERI 2 MENGOPERASIKAN PERALATAN KANTOR A. PENGERTIAN KANTOR DAN PERALATAN KANTOR Kantor adalah suatu gedung atau ruangan yang digunakan untuk melakukan pekerjaan tulis menulis dan dilengkapi dengan fasilitas penunjang. Sedangkan peralatan kantor/perbekalan kantor adalah semua fasilitas atau semua barang-barang yang ada di dalam kantor yang langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan. B. MACAM-MACAM PERALATAN KANTOR 1. Alat komunikasi a. Airphone Menyiapkan catatan untuk hal-hal penting Angkat gagang aiphone menggunakan tangan kiri Tekan tombol ruangan mana yang akan dituju Gunakan bahasa yang sopan Suara harus jelas dan mudah dimengerti Pembicaraan ditutup dengan ucapan terima kasih Simpan kembali gagang aiphone pada tempat semula b. Telephone Telephone banyak digunakan oleh masyarakat baik perkantoran maupun masyarakat umum mempunyai berbagai jenis yaitu telephone dengan penghubung kabel. c. Telephone genggam Merupakan alat komunikasi yang diterima secara langsung dari pihak satu dengan pihak lain tanpa dihubungkan dengan kabel. cara pengoperasiannya dapat dilihat pada user manual d. Mesin Faximile Adalah alat untuk mengirim data dokumen yang sama dengan yang aslinya, baik berupa tulisan maupun gambar dalam kurun waktu yang singkat. 2. Mesin Pengganda a. Mesin Stensil Master yang sudah disediakan dimasukkan ke dalam roll Tinta diberi air secukupnya Kertas dimasukkan ke dalam kaser Putar hendle sekali atau dua kali untuk melihat hasil stensil Tentukan jumlah yang dikehendaki b. Mesin Fotocopy Diantara sekian sebab yang mempengaruhi hasil dari fotocopynya adalah toner. Jangan sekali-kali menggunakan toner murahan dan mutunya rendah, apalagi menggunakan toner bekas/oplosan. Gunakan toner yang bubuknya halus, agar jarum tidak cepat tipis. c. Mesin Risograph Cek tinta yang terdapat pada mesin riso Sambungkan mesin dengan catu daya listrik Masukkan naskah ke master Posisikan lampu pada posisi M Tekan tombol master Lihat hasilnya 3. Mesin Pencacat data a. Tape Recorder Suatu alat penyimpanan audio yang dapat diputar atau dimainkan kembali dengan menggunakan pita perekam sebagai media b. Dictaphone c. Transcriber Suatu alat yang dapat menerjemahkan bahasa. Apabila alat ini digunakan maka pihak penerima informasi langsung dapat mendengar pembicaraan lawannya sesuai dengan bahasa yang di inginkan, walaupun disampaikan dalam bahasa berlainan. 4. Alat Bantu Presentasi a. OHP Adalah alat bantu yang mempergunakan lembaran presentasi berupa plastik yang telah diberikan materi tulisan ringkas presentasi dan gambar-gambarnya. b. LCD Projector Letakkan LCD Projector pada tempatnya Buka tutup lensa Atur fokus LCD Projector pada layar Tekan tombol power pada remote control Nyalakan komputer atau VCD Jika sudah selesai, matikan LCD Projector c. Microphone PENGGOLONGAN MESIN KETIK Mesin ketik manual Mesin ketik elektrik Mesin ketik elektronik MENGETIK DENGAN 10 JARI BUTA Biasanya disebut ten fingers touch system jari diletakkan pada posisi yang benar Pandangan mata tidak menentu Melakukan hentakan sesuai dengan tugas dan daerah yang ditetapkan batasnya

Ditinjaudari kepranataan (institusi), maka tinjauan administrasi adalah melihat kegiatan dalam suatu lembaga melakukan aktivitas tertentu, misalnya: Lembaga perbankan, maka ada orang-orang yang melakukan kegiatan perbankan dalam lembaga itu; Kantor Pos, maka ada ora g-orang yang melakukan kegiatan pelayanan pos (surat menyurat, pengiriman barang, dan lain lain); kantor pajak, kantor

Uploaded bygina 0% found this document useful 0 votes2 views12 pagesCopyright© © All Rights ReservedAvailable FormatsPDF or read online from ScribdShare this documentDid you find this document useful?Is this content inappropriate?Report this Document0% found this document useful 0 votes2 views12 pagesMateri Penggunaan Peralatan KantorUploaded bygina Full descriptionJump to Page You are on page 1of 12Search inside document You're Reading a Free Preview Pages 6 to 11 are not shown in this preview. Buy the Full Version Reward Your CuriosityEverything you want to Anywhere. Any Commitment. Cancel anytime.

Peralatanatau perlengkapan kantoradalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop,

Penggunaan peralatan kantor dalam kegiatan administrasi. Secara umum, ketika menggunakan mesin kantor meskipun melalui tahap perencanaan sebelumnya, terdapat beberapa keuntungan dan Keuntunganmenggunakan mesin kantor Dapat menghemat biaya, jika digunakan secara maksimal dan sesuai menghemat tenaga dan atas akurasi dan presisi lebih mudah yang menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan lebih yang dimuat bisa lebih mengurangi kebosanan dibandingkan dengan penggunaan tulisan mengurangi kelelahan karyawan untuk meningkatkan kualitas Kerugianmenggunakan mesin kantorTingkat penyusutan jenis mesin tertentu tinggiMesin tertentu memerlukan biaya pengadaan dan pemeliharaan yang untuk menemukan operator alat berat yang mampu dan membutuhkan biaya untuk melatih fleksibilitas beberapa metode pemesinan sulit diperoleh dan dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin-mesin tertentu ketika terjadi kerusakan. Peralatan atau mesin kantor yang biasa disebut pesawat kantor adalah semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk berkomunikasi, baik di dalam lingkungannya internal maupun dengan lingkungan di luar eksternal adanya mesin komunikasi di kantor dapat diperoleh manfaat antara lain Penyampaian komunikasi dapat dilakukan dengan cepat dan tenaga dalam pelaksanaan relasi di lingkungan produktivitas proses KomputerPada umumnya komputer telah menggantikan fungsi mesin tik sebagai alat untuk membuat catatan dan dokumen serta menggandakannya dengan alat pencetak yang disebut printer. Komputer terbagi menjadi 2 bagian, yaitu perangkat keras, dan perangkat adalah beberapa contoh yang termasuk dalam kelompok perangkat keras hardware.1. CPU Central Processing Unit Merupakan bagian penting dari komputer seperti otak manusia yang berfungsi sebagai pengolah informasi yang dimasukkan oleh pengguna ke dalam komputer. CPU sendiri merupakan gabungan dari beberapa perangkat keras seperti processor, hard disk, VGA card, dan sound card yang tersusun dalam sebuah papan induk motherboard.2. MonitorLayar adalah alat yang digunakan untuk menampilkan hasil komunikasi antara pengguna komputer dengan CPU sehingga pengguna akan mengetahui apakah hasil komunikasi tersebut benar atau salah atau tidak dan akan terlihat pada layar Keyboardadalah bagian dari komputer yang terdiri dari deretan tombol huruf dan angka serta tombol lainnya. Keyboard adalah alat yang digunakan untuk perantara komunikasi. Apa pun yang diinginkan pengguna diinformasikan ke CPU dengan menekan tombol pada keyboard. 4. MouseDigunakan oleh komunikan sebagai menggerakkan kursor pada layar monitor untuk memudahkan menggerakkan kursor dan memilih objek, biasanya posisinya ditunjukkan dengan gambar panah yang bergerak mengikuti gerakan mouse. Dengan 3 tiga tombol di depannya, kanan, tengah scrolling, dan itu ada beberapa peralatan pelengkap dari komputer yang memiliki fungsi yang sama pentingnya dalam menunjang kegiatan yang berhubungan dengan Komputer beberapa peralatan pelengkap dari komputer1. PrinterDigunakan untuk mencetak hasil komunikasi antara user dengan CPU seperti yang tampak pada layar monitor ke dalam selembar kertas, bisa berupa teks atau Drive CD/DVD ROMAlat ini digunakan untuk membaca CD/DVD sehingga kita dapat melihat isi CD/DVD dengan melihat layar komputer. Biasanya tergabung dengan CPU, namun ada juga yang berada di luar dengan kabel yang dihubungkan ke komputer. CD/DVD sendiri merupakan optical disc yang digunakan untuk menyimpan data digital, yang pada awalnya dikembangkan untuk menyimpan audio disc diperkenalkan pada tahun 1982 dan tetap menjadi format standar untuk pemutaran rekaman audio komersial pada pertengahan tahun 2006. CD/DVD bersifat read-only hanya baca, dan tidak dapat ditulisi.Perkembangan CD/DVD terbaru memungkinkan CD/DVD dapat ditulis berulang kali Re-Write/RW yang lebih dikenal dengan sebutan CD/ USB Flash drivePenggunaan peralatan kantor dalam kegiatan administrasi. USB flash drive merupakan perangkat komputer yang sangat populer saat ini. USB flash drive sering juga disebut flash disk perlahan menggantikan floppy disk sebagai perangkat penyimpanan data kerja kecil, ringan, bentuknya sangat beragam. Penggunaannya juga sangat mudah. Tinggal ditancapkan pada port USB, yang merupakan interface standar komputer saat kapasitasnya 128 MB hingga 2 GB dan terus bertambah sesuai kemajuan teknologi. Saat ini, ada kapasitas 32 GB. Bandingkan dengan floppy disk yang hanya berkapasitas 1,44 juga Prinsip-prinsip organisasi perlu diketahuiDibandingkan floppy disk dan compact disc CD, flash disk memiliki keunggulan karena praktis, lebih tahan lama, menyimpan data relatif lebih banyak, dan dapat dibaca dan ditulis dengan adalah karena ukurannya yang kecil biasanya 8 sampai 2 cm, flash disk ini mudah jatuh, hilang, atau berceceran, apalagi covernya jika tidak hati-hati menyimpannya. Oleh karena itu flash disk sering dikaitkan dengan kalung, gantungan kunci, dan peralatan kantor dalam kegiatan administrasi foto/istimewa

menerapkan dan menggunakan peralatan kantor dalam kegiatan administrasi